5.1. Mal və taraların mədaxili və məxarici üzrə təsərrüfat əməliyyatlarının sənədləşdirilməsi xüsusiyyətləri
"AzMuhasib" mühasibat uçotu proqramları paketində mal əməliyyatlarının sənədləşdirilməsi və uçotu üçün "AzMuhasib" proqramından ayrı şəkildə və eyni zamanda qarşılıqlı fəaliyyət göstərə bilən "Anbar" proqramı (modulu) yaradılmışdır.

"Anbar" proqramının məqsədi müəssisədə mal və taraların daxil olması, saxlanması, satışı, buraxılışı və sair məxarici üzrə təsərrüfat əməliyyatlarının sənədləşdirilməsi və uçotu proseslərinin avtomatlaşdırılmasından ibarətdir. Bu proqramda mal və taraların hərəkətinə dair sənədlər tərtib edilir və təsərrüfat əməliyyatlarının analitik uçotu aparılır. Həmin sənədlər və analitik uçot məlumatları əsasında mal əməliyyatlarına dair mühasibat müxabirləşmələri "AzMuhasib" proqramında memorial orderə daxil edilir və sintetik uçot registrləri işlənir.

Beləliklə, "Anbar" proqramı "AzMuhasib" proqramından ayrı fəaliyyət göstərmək qabiliyyətinə malik olsa da, mühasibat-maliyyə uçotu prosesinin əsas hissəsini təşkil edən təsərrüfat əməliyyatlarının sintetik uçotu yalnız "AzMuhasib" proqramında aparıla bilər. Odur ki, "Anbar" proqramının "AzMuhasib" proqramı ilə birgə istismarı daha məqsədəuyğun hesab edilir.

"Anbar" proqramının əsas menyusu aşağıdakı elementlərdən ibarətdir:
1.Əməliyyat;
2.Sənəd;
3.Hesabat;
4.Utilit;
5.Pəncərələr;
6.Kömək.

Proqramda mal və taraların mədaxili və məxarici üzrə təsərrüfat əməliyyatları "Əməliyyat" və "Sənəd" elementlərindən istifadə etməklə sənədləşdirilir.

Əsas menyuda verilmiş "Əməliyyat" elementi müəssisədə mal və taraların mədaxili və məxarici üzrə təsərrüfat əməliyyatlarının proqrama daxil edilməsi və proqramın bağlanmasına xidmət göstərir. Ekranda bu elementi seçdikdə, aşağıda göstərilən 3 elementdən ibarət alt menyu açılır:
-Mədaxil;
-Məxaric;
-Çıxış.

Adlarından göründüyü kimi, "Mədaxil" və "Məxaric" elementləri müvafiq olaraq, mal və taraların hərəkəti üzrə mədaxil və məxaric əməliyyatlarının proqrama daxil edilməsinə, "Çıxış" elementi isə proqramın bağlanmasına xidmət göstərir.

Proqramda mal və taraların mədaxili və məxarici üzrə təsərrüfat əməliyyalarının daxil edilməsi prosesi, eyni zamanda müvafiq mədaxil və məxaric sənədlərinin tərtib edilməsi ilə müşayiət edilir. Ona görə də "Əməliyyat" alt menyusundakı "Mədaxil" və "Məxaric" elementlərinin yerinə yetirdiyi mal və taraların mədaxili və məxarici funksiyalarını, eyni zamanda "Sənəd" alt menyusundakı eyniadlı elementlər də yerinə yetirir. Ona görə də mal və taraların mədaxili və məxarici əməliyatlarının sənədləşdirilməsi və uçotu qaydalarını şərh etməzdən əvvəl, əsas menyudakı "Sənəd" alt menyusu ilə tanış olmaq məqsədəuyğundur.

Əsas menyuda verilmiş "Sənəd" elementi mal və taraların mədaxil və məxaricinə dair qaimə-fakruraların tərtib edilməsinə və onlar haqqında müvafiq məlumat bazasının formalaşdırılmasına xidmət edir.

Bu elementə məxsus olan alt menyuda "Mədaxil" və "Məxaric" adlı 2 element vardır. Bu elementlər ekranda mal və taraların mədaxili və məxarici haqqında qaimə-fakturaların və onların siyahısının əks etdirilməsinə xidmət edir.

Malların mədaxilinə dair qaimə-faktura tərtib etmək üçün "Əməliyyat" bölməsindəki "Mədaxil" elementini və ya "Sənəd" bölməsindəki "Mədaxil" elementini seçmək lazımdır.

"Əməliyyat" bölməsində yerləşən "Mədaxil" elementini seçdikdə, ekranda malların mədaxilinə dair qaimə-fakturanın rekvizitlərinin doldurulmasına xidmət edən "Mədaxil sənəd" adlı dialoq açılır. Eyni dialoq "Sənəd" bölməsində yerləşən "Mədaxil" elementi vasitəsi ilə də açılır. Lakin "Sənəd" bölməsində yerləşən "Mədaxil" elementini seçərkən, ekranda malların mədaxilinə dair tərtib edilmiş qaimə-fakturaların siyahısından ibarət olan "Mədaxil" dialoqu görünür. Bu siyahı-dialoqda kursoru yuxarı hissədə yerləşən "Yeni" (ağ vərəqə formasında) işarəsinin üzərində saxlayıb, dəstəyin sol düyməsini basdıqda, ekranda "Mədaxil sənəd" dialoqu açılır.

"Mədaxil sənəd" dialoqunun ekranda görünüşü şəkil 73-də verilmişdir. Bu dialoqun başlıq hissəsində mədaxil sənədinin nömrəsi və tarixi, malsatan müəssisənin və malalan şəxsin adları və sənədin ümumi məzmunu, cədvəl hissəsində isə malın kodu, adı, ölçü vahidi, miqdarı, qiyməti, valyuta növü, kursu və manatla məbləğ əks olunur.

Malların mədaxilinə dair qaimə-faktura tərtib etmək üçün dialoqun başlıq hissəsində sənədin nömrəsi və tarixi daxil edilərək, malsatan müəssisənin və malalan şəxsin adları müvafiq məlumat bazalarından seçilir, daha sonra isə "Məzmun" xanasında qaimə-fakturanın ümumi məzmunu yazılır. Dialoqun cədvəl hissəsi doldurulduqda, onun yuxarı hissəsindəki alətlər panelindəki düymələr aktivləşir. Həmin düymələr vasitəsi ilə cədvələ yeni sətirlər yazılır, yazılmış sətirlərdə dəyişikliklər edilir, onlar ləğv edilir, tərtib olunmuş qaimə-faktura baxılmaq üçün ekrana çıxarılır və çap edilir. Kursoru həmin işarələrin üzərində saxladıqda, onların adları ox işarəsinin yanında oxunur.


Şəkil 73. "Mədaxil sənəd" dialoqunun ekranda görünüşü: dialoqda 15 noyabr 2002-ci il tarixli, 3No-li qaimə fakturanın göstəriciləri əks olunmuşdur.

Dialoqun cədvəl hissəsində malların adı və müvafiq göstəricilərini y azmıq üçün alətlər panelində verilən "Yeni" işarəsini (ağ vərəqə formalı işarədir) basmaq lazımdır. Bu zaman ekranda həmin sətrə aid olan məlumatların daxil edilməsi üçün nəzərdə tutulmuş kiçik ölçülü "Mədaxil" dialoqu açılır. Burada sətrə daxil ediləcək malın adı müvafiq məlumat bazasından seçilir, miqdarı və qiyməti isə klaviatura vasitəsi ilə daxil edilir. Malın qiyməti eyni zamanda, "Qiymət" xanasının sağ küncündə yerləşən kalkulyator vasitəsi ilə hesablanmaqla da daxil edilə bilər. Burada verilən "Valyuta" xanasında hər hansı bir valyuta növü seçilə bilər, bu halda qaimə-fakturada malın qiyməti seçilmiş valyuta ilə, məbləği isə müvafiq kursa uyğun şəkildə hesablanmış manatla əks olunacaqdır. "Mədaxil" dialoqunda qaimə-fakturanın seçilmiş sətirinə aid məlumatlar daxil edildikdən sonra, "OK" düyməsini basmaqla, həmin məlumatlar "Mədaxil sənəd" dialoqunun cədvəl hissəsinə keçirilir. Mədaxil sənədinin bütün sətirləri bu qayda ilə formalaşdırılır. Hər hansı bir sətirdə dəyişiklik etmək və ya onu tamamilə pozmaq üçün, müvafiq olaraq, alətlər panelindəki "Dəyişmə" və "Silmək" düymələrindən istifadə olunur.


Şəkil 74. "Məxaric sənəd" dialoqunun ekranda görünüşü: dialoqda "Asiman" ATSC-nin 1No-li anbarından "SOS Uşaq Kəndləri Azərbaycan" Assosiasiyasına xırda topdansatış qaydasında buraxılmış mallar haqqında 17 noyabr 2002-ci il tarixli, 2No-li qaimə fakturanın göstəriciləri əks olunmuşdur.

Dialoqda qaimə-fakturanın bütün sətirləri formalaşdırıldıqdan sonra, aşağı hissədə yerləşən "OK" düyməsini basmaqla, tərtib edilmiş qaimə-faktura "Sənəd" bölməsindəki, mədaxil sənədlərinin siyahısı əks olunan "Mədaxil" dialoquna keçirilir.

Malların məxaricinə dair qaimə-faktura tərtib etmək üçün "Əməliyyat" və ya "Sənəd" bölmələrindən hər hansı birində "Məxaric" elementini seçməklə, "Məxaric sənəd" adlı dialoqu açmaq lazımdır. Bu dialoqun forması "Mədaxil sənəd" dialoquna çox oxşardır, lakin ondan istifadə olunmaqla, məxaric sənədinin tərtib olunması qaydaları bir sıra özünəməxsus xüsusiyyətlərə malikdir. "Məxaric sənəd" dialoqunun ekranda görünüşü şəkil 74-də verilmişdir.

Dialoqun cədvəl hissəsində malların adı və miqdarı, həmin mallara aid mal qalığı və onların alış qiyməti ilə əlaqəli şəkildə qeyd edilir. "Məxaric sənəd" dialoqunun başlıq hissəsindəki xanalar doldurulduqdan sonra, dialoqun cədvəl hissəsinə keçilir və bu zaman alətlər panelindəki işarələr aktivləşir. Kursorun göstəricisini "Yeni" işarəsi üzərində saxlayıb, dəstyin sol düyməsini basdıqda, ekranda qaimənin cari sətrinə aid məlumatların daxil edilməsi üçün nəzərdə tutulmuş "Məxaric" adlı kiçik ölçülü dialoq açılır. Burada malın adı müvafiq məlumat bazasından seçildikdən sonra, "Miqdar" xanasının sağ küncündə yerləşən 3 nöqtəli düymə basılır. Bu zaman ekranda seçilmiş mal üzrə mal qalığının və alış qiymətinin əks olunduğu "Mal qalığı" adlı dialoq açılır.


Şəkil 75. "Məxaric sənəd", "Məxaric", "Mal qalığı" və "Dəyişmək", dialoqlarının ekranda görünüşü: burada "Dəyişmək" dialoqu aktiv, qalanları isə passiv vəziyyətdədir; dialoqda məxaric qaiməsinə yazılmaq ücün hər birinin alış qiyməti 1550000 manat olan 3 ədəd "LC-200" markalı televizor seçilmişdir.

Bu dialoq iki hissədən ibarət olub, onun sol tərəfində seçilmiş mal üzrə qalığın miqdarı, qiyməti, eləcə də malın kimdən, nə vaxt və kimin maddi məsuliyyətinə alındığına dair məlumatlar əks olunur, sağ tərəfi isə boş olur.

Kursoru dialoqun orta hissəsindəki "şəhadət barmağı sağa doğru açılmış əl" işarəsinin üzərinə gətirib, dəstəyin sol düyməsini basdıqda, ekranda kiçik ölçülü "Dəyişmək" dialoqu açılır və onun içərisində "Mal qalığı" dialoqunun "Miqdar" xanasında olan ədəd görünür. Bu ədəd məxaric ediləcək malın maksimal miqdarıdır və məxaricin miqdarı həmin ədəddən kiçik və ya ona bərabər ola bilər. "Dəyişmək" dialoqunun xanasında məxaricin miqdarı yazılaraq, həmin dialoqda "OK" düyməsi basılır və bunun nəticəsində məxaricin miqdarını göstərən ədəd sağ tərəf cədvəldəki "Miqdar" xanasına düşür və onun yanında alış qiyməti görünür. Bundan sonra "Mal qalığı" dialoqunu bağlamaqla, məxaricin miqdarını əks etdirən ədəd "Məxaric" dialoqunun "Miqdar" xanasına keçirilir. "Tabulyasiya" klavişini basmaqla, kursor "Qiymət" xanasına keçirilir və orada malın məxaric qiyməti klaviaturadan və ya xananın sağ küncündəki kalkulyator vasitəsi ilə hesablanmaqla daxil dilir.

Məxaric sənədinin tərtib olunmasının qalan bütün məsələləri mədaxil sənədində olduğu kimidir.

"Məxaric sənəd", "Məxaric", "Mal qalığı" və "Dəyişmək" dialoqlarının hamısının birlikdə ekranda görünüşü şəkil 75-də verilmişdir.